Het Steenhouwerij Administratie Pakket

Dit is een administratief pakket waarmee men zorgvuldig een orderadministratie kan voeren. Het gehele proces van de eerste aanvraag van uw cliënt tot en met de feitelijke uitlevering van uw product wordt door het pakket op de voet gevolgd. In deze brochure staan de modules omschreven met hun specifieke standaardopties. Door de vele instellingsmogelijkheden ontstaat er een pakket wat geheel op maat is gesneden voor uw bedrijf.

Hieronder zullen de verschillende modules worden opgesomd, waarbij elke module zal worden aangeduid met een letter.

De basisgegevenmodule omvat een aantal opties waarmee het mogelijk is een soort databank op te zetten, welke men kan zien als een verzameling kaartenbakken, waarin adresgegevens, steensoorten, onderdelen, tarieven en dergelijke zijn opgeslagen.
Deze database wordt voor wat betreft de steensoorten met hun specifieke kenmerken aangeleverd door het bedrijfsschap. Veel van de basisgegevens worden in vele andere modules weer gebruikt, dit heeft als voordeel, dat u bepaalde zaken slechts eenmaal hoeft in te voeren.

De standaardopties zijn:

Deze module is voor het maken van een specifieke order en alles wat daarmee te maken heeft. De order bestaat vaak uit een aantal regels met omschrijvingen en prijzen die tot stand kunnen komen op basis van informatie uit de database. Door het beschikbaar hebben van een grote hoeveelheid standaardinformatie sluit men het maken van fouten uit. Doordat de orders automatisch administratief zijn vastgelegd is het mogelijk een zorgvuldige registratie bij te houden van die orders.

De standaardopties zijn:

Aansluitend op de orderadministratie kan men op vrij eenvoudige wijze een factuur of deelfactuur maken van een ingevoerde order. Dit kan direct na elke order plaatsvinden waardoor men voorkomt dat deze blijft liggen of wordt vergeten.

De standaardopties zijn:

C. Bouwwerkcalculatie.

Deze module biedt de mogelijkheid de kostprijzen van onderdelen op een zeer gedetailleerde wijze te berekenen. De bewerkingsprijzen worden bepaald aan de hand van formules. Door deze opzet is het mogelijk bewerkingen te definiëren, zonder dat men vooraf weet op welk onderdeel deze moeten worden uitgevoerd. Zo is het mogelijk de bewerkingsprijs afhankelijk te maken van de dikte van het te bewerken materiaal. Het calculeren is mogelijk voor zowel bouw- als grafwerk.

G. Grote Beer koppeling.

Deze module bevat de functies voor het importeren van debiteuren en crediteuren en voor het exporteren van boekingen vanuit het pakket. Gegevens die betrekking hebben op klanten en leveranciers kunnen met behulp van de eerstgenoemde functies vanuit de Grote Beer bestanden worden geladen in de bestanden van het pakket.
Het exporteren van boekingen maakt het mogelijk om de bij de factuur ontstane posten te verplaatsen naar Grote Beer. Door deze module voorkomt men het dubbel invoeren van gegevens.

E. Exact koppeling.

De module Exact koppeling is functioneel gelijk aan de Grote Beer koppeling.

W. Archivering.

Met behulp van deze module kunnen afgehandelde verkooporders gearchiveerd worden. Dit betekent dat de gegevens van de betreffende order worden opgeslagen op een diskette. Vervolgens wordt de order uit het systeem verwijderd. Dit geld ook voor de bijbehorende factuurgegevens en betalingen. Informatie omtrent een gearchiveerde order kan altijd weer opgevraagd worden door de bijbehorende diskette in te lezen.

V. Vertegenwoordiger / agent provisie administratie.

Met behulp van deze module kunnen overzichten gemaakt worden van de provisiegegevens per agent/vertegenwoordiger. De mogelijkheid bestaat om bij te houden of provisies wel of niet uitbetaald zijn. Bovendien worden totalen afgedrukt en wordt het verschil berekend tussen de totale gecalculeerde prijs en de verkoopprijs.

J. Journaalposten.

Met behulp van deze module kan een eenvoudige financiële administratie bijgehouden worden. Er wordt de mogelijkheid geboden om journaalposten en grootboektellingen te maken.

Z. Zaaglijst.

De zaaglijst geeft een overzicht van de te zagen materialen in een bepaalde periode. Hierdoor is het mogelijk het zaagproces op een efficiënte manier te laten plaatsvinden. Voordat de zaaglijst gemaakt wordt kan via selectie bepaald worden wat wel en niet op de lijst moet worden afgedrukt. Vervolgens is er de mogelijkheid om de zaaglijst te rangschikken op materiaalsoort en -dikte.

A. Afdracht en berekening BTW en leges.

Naar analogie van de vertegenwoordiger/agent-provisiemodule zal deze module de mogelijkheid bieden overzichten te maken van de BTW- en legegegevens. Ook hier kan dus bijgehouden worden of de leges en BTW al dan niet zijn afgedragen.

U. Uitgebreide facturering.

Met deze optie is het mogelijk om voor bouwmateriaalorders deelfacturen te maken. Dit is voornamelijk van belang voor grote orders die lopen over een langere periode. Met deze optie is het mogelijk om dan b.v. per maand een vast bedrag te factureren, terwijl de order nog wel uit te breiden is met b.v. meerwerk. Als de order compleet is uitgevoerd kan men de order factureren met daarop gespecificeerd de onderdelen.

P. Prijsopgaven.

Met deze optie is het mogelijk om bouwmateriaaloffertes te maken. Deze offertes worden opgeslagen in een apart bestand. Met een overboekfunctie is het mogelijk zo'n offerte te promoveren naar een order. Vervolgens wordt deze offerte gekopieerd naar het eigenlijke orderbestand, en vervolgt de normale weg.

R. Prospectmodule.

Deze module maakt het u mogelijk nieuwe prospects met daarbij behorende offertes in te voeren. Tevens kan opgenomen worden welke acties ondernomen zijn bij een bepaalde prospect met de daarbij behorende resultaten. Een ideale mogelijkheid tot het verkrijgen van diverse managementoverzichten zoals b.v. omzetbedragen en verwachte omzetbedragen.

2. Grafwerkkalkulatie (SKP).

Dit is een specifieke module voor het berekenen van grafwerkmonumenten.

Deze module is in tegenstelling tot alle voorgaande modules geen integraal onderdeel van het Steenhouwerij Administratie Pakket, maar een apart programma. Het programma bevat alle informatie die noodzakelijk is om een monument te berekenen. Het is zodanig opgebouwd dat het een sturende werking heeft ten aanzien van de calculatiemethodiek. Het programma ondersteunt op een grafische manier het samenstellen van een monument.

De software is standaard multi-user, en draait probleemloos op standalone Windows-computers, Novell netwerken en Windows netwerken.

Terug